הרבעון האחרון של השנה כבר כאן! זה בדרך כלל הזמן שבו נהוג לסכם, להפיק דוחות שנתיים ולתכנן את השנה הבאה, וכחלק מזה - הגיע הזמן לסגור את התקציב. נכון, זאת תקופה לחוצה והמשימה מורכבת, אבל הנה דגש חשוב: חוץ מהדברים הגדולים כמו שכר, הדרכות ושיווק, שווה לזכור גם את התחום האנושי: תקציבי הרווחה, ההוקרה והמתנות לעובדים ולעובדות.
תכנון נכון עכשיו יכול לחסוך עומס, למנוע אילתורים או חריגות מהתקציב בהמשך הדרך - וליצור עבור העובדים והעובדות חוויה מתמשכת חיובית ונעימה.
כי ברגע שהתקציב סגור, אפשר להתחיל את שנת העסקים הבאה ממקום של ודאות ושליטה - ועדיף כמה שיותר מוקדם. ככה כל מחלקה יודעת מה היא יכולה לעשות, ולא צריך להילחץ מכל בקשה, צורך או הוצאה לא מתוכננת.
תכנון מוקדם גם מאפשר ניצול נכון של משאבים ועוזר לשמור על איזון בין הצרכים העסקיים, התפעוליים והאנושיים של הארגון. עם תקציב סגור ומאושר, למנהלים קל יותר לקבל החלטות, העובדים יודעים למה לצפות, ושום תהליך לא נתקע בגלל שמישהו צריך לאשר הוצאה לא מתוכננת.
זה נכון גם כשמדובר בתקציב הרווחה: כשמגדירים מראש תקציב מתנות לחגים, מתנות ותק, תמריצים לעובדים מצטיינים, מתנות לידה או ימי הולדת - לא צריך לחפש פתרון בכל פעם מחדש. הכול מתוכנן, שקוף ותחת שליטה.
הרבה ארגונים נוטים לדחות את סגירת התקציב עד הרגע האחרון, או מתייחסים לזה כאל פעולה טכנית בלבד. התוצאה היא בדרך כלל חוסר תיאום בין מחלקות, הקצאה לא מאוזנת של משאבים, או הוצאות פתאומיות שלא נלקחו בחשבון. ובמילים פשוטות? בלאגן.
ארגונים אחרים נוטים ליפול למלכודת השכפול - ופשוט מעתיקים את תקציב השנה הקודמת כמעט כמו שהוא, בלי לבדוק אם הוא עדיין מתאים למציאות הנוכחית. ארגונים כאלה צריכים להבין שאנשים משתנים, צרכים מתפתחים, והדגשים הניהוליים משתנים בהתאם, כך שהתקציב של השנה שעברה אולי יכול להתאים גם השנה, אבל זו החלטה שצריך לקבל מתוך מחשבה, ולא מתוך הרגל.
לפני שמתחילים להציב מספרים בטבלאות אקסל, חשוב לבדוק מה באמת עבד השנה ומה דרש משאבים מעבר לצפוי. אילו פרויקטים שתוקצבו בשנה שעברה הניבו ערך אמיתי מבחינת תוצאות, מעורבות עובדים או התייעלות, ואילו יוזמות התגלו בסוף כבזבזניות או לא מוצדקות.
ההמלצה שלנו? לגשת לתהליך בשקיפות ולערב בו את כל הגורמים הרלוונטיים: להתייעץ עם מנהלי מחלקות, משאבי אנוש, רווחה ותפעול. כמה שיותר פידבק, ככה תתקבל תמונה רחבה יותר של צורכי הארגון, כולל הוצאות שנתפסות לפעמים "שוליות" או "פחות חשובות" כמו רווחת עובדים והוקרה, אך משפיעות מאוד על התרבות הארגונית.
השלב הבא הוא לבצע תעדוף מסודר, ולהבדיל בין מה שחשוב באמת לבין מה שרק נראה דחוף. ועדיין, תכנון טוב צריך גם להשאיר מקום לגמישות, להכיל שינויים ולהיערך לקראת הזדמנויות חדשות או אירועים לא צפויים, מבלי לאבד איזון ולחרוג מהמתוכנן.
כשמחלקים את העוגה, כל אחד רוצה לקבל חתיכה. הסמנכ"ל מהשיווק רוצה להגדיל תקציב לקמפיינים, האחראית על התפעול מבקשת להרחיב רכש, הבחור מהתמיכה הטכנית שכל הזמן מבקש לחדש את רישיונות השימוש של התוכנות - כולם רוצים כמה שיותר תקציב, וזה מובן לגמרי. תמיד נחמד כשיש כסף שאפשר להוציא.
אבל בין כל הגיליונות, הטבלאות והסעיפים, צריך גם לזכור את הצד האנושי של הארגון. את השגרה של העובדים והעובדות, ואת המוטיבציה, תחושות המשמעות וההזדהות עם המקום שבו הם מבלים שעות רבות מדי יום. לכן חשוב שכל תהליך תקצוב יכלול בנוסף לצדדים הפיננסיים והטכניים גם מחשבה על הרווחה, ההוקרה והחיבור של האנשים לארגון.
במילים פשוטות, יש מקום גם לשיקול של מתנות לעובדים ולעובדות. זה שיקול שמחזק את החוויה הארגונית ומייצר תחושת שייכות, ולכן יש לו מקום בתקציב בדיוק כמו לשיקולי רכש או שיווק.
לאורך השנה יש נקודות מפתח שחוזרות על עצמן כמעט בכל ארגון: תקופות החגים, קליטת עובדים חדשים, ציון ותק והוקרה לעובדים ותיקים, ואירועים אישיים ומשפחתיים כמו לידה או בר/בת מצווה לילד/ה של עובד או עובדת.
למרות שלא חובה לציין כל אירוע כזה במתנה (אפילו מתנות ראש השנה או מתנות פסח הן לא חובה, אבל הן כבר הפכו למסורת ולכן העובדים מצפים להן) - השקעה במתנה סמלית לעובד או עובדת יכולה להחזיר את עצמה בהמשך בדמות תחושת מחויבות עמוקה, נאמנות וגאווה, אפילו פרודוקטיביות גבוהה יותר בעבודה.
הנה כמה דוגמאות שכדאי לקחת בחשבון:
אחרי שמגדירים את סדרי העדיפויות ואת התמונה הרחבה, צריך להפוך את התקציב מתכנון על הנייר לכלי עבודה אפקטיבי. כדי שזה יקרה, נדרשים שלושה דברים בסיסיים:
המערכת של gogift, למשל, מספקת לחברות וארגונים מערכת דיגיטלית שמרכזת את ניהול תקציבי הרווחה והמתנות במקום אחד. בעזרת המערכת הזו אנחנו יכולים לחסוך למנהלי ומנהלות HR הרבה מאוד זמן אדמיניסטרציה, למנוע כפילויות ולהבטיח שליטה טובה יותר בתקציב האנושי של הארגון - וכל זה תוך שמירה על גמישות וחיבור אנושי. בין היתר, במערכת שלנו ניתן לדעת כמה מתנות נשלחו וכמה נפתחו, כמה ואיזה מתנות נבחרו, ועל פי התובנות הללו לתכנן את התקציב של השנה הבאה. מהניסיון שלנו, תקציבים שמבוססים על תובנות שהופקו בעזרת המערכת של gogift נוטים להיות יעילים ומאוזנים יותר.
ארגונים שסוגרים תקציב שנתי מוקדם נכנסים לשנה החדשה כשהכול כבר מוכן: יעדים, פרויקטים, רשימת ספקים וכן הלאה. כך, בהמשך השנה, יהיה להם קל יותר להתמודד עם אילוצים או -"כיבוי שריפות", ולהקדיש יותר משאבי זמן ואנרגיה לדברים שבאמת מקדמים את הארגון: לפעילות העסקית השוטפת, להשגת היעדים, ובעיקר לאנשים - שהם אלה שעושים את הארגון למה שהוא.
הפתעות קטנות שמעלות חיוך – כל האפשרויות עד 50 ש״ח
מחוות קטנות שעושות חיוך גדול – רעיונות עדכניים ב־100 ש״ח
בחירות חכמות שמרגישות אישיות – גם כשהתקציב מדויק
.png)
.png)
.png)
.png)
.png)
.png)
